כל מי שניהל בעבר ברמות כאלו או אחרות , זוכר ברמה כזו או אחרת את חזון הארגון בו עבד. אחת התכונות של ארגונים היא לאסוף מדי תקופה את הנתונים של הארגון ולהוציאם במעין דו”ח שנתי, בו הם סוקרים את פועלם והישגיהם, חברות ציבוריות עושות כך באופן חלקי באמצעות הדו”חות שלהן.

יותר מאשר פעם נתקלתי בדו”חות שנתיים, אשר למעט נתונים אין בהם כל תובנות הנובעות מהנתונים.

אני מבקש לעסוק בפוסט זה בתועלות הרבות שאפשר להפיק מהנתונים הקיימים בארגון כאשר רותמים אותם למסגרת תכנונית מובנית .

מעגל התכנון השנתי צריך לעסוק הן בליבת העשייה של הארגון והן בתכנון משאבי האנוש של כל ארגון.

הבה נניח כי לארגון יש חזון ומהחזון אנו גוזרים את מטרות העל של הארגון וכך את מטרות המשנה הנגזרות ויעדי הארגון על מחלקותיו.

ארגון קטן או גדול נזקקים לסינרגיה בעשייה שהם על מנת לממש את מטרות הארגון ויעדיו .

על מנת להביא לסינרגיה (אגבור) האמורה צריכה כל מחלקה בארגון להגיש דו”ח שנתי על עשייתה, והתובנות הנגזרות מעשייתה ופעילותה.

תובנות אלו נוגעות גם לפערים שהתגלו במהלך העשייה , או צווארי בקבוק והתובנה לעניין מקור צווארי הבקבוק וכיצד ניתן לגשר על הפערים.

כך לדוגמה אם אחת המחלקות היתה אמורה לעמוד בלוח זמנים מסוים לגבי אבן דרך פרויקטאלית, והיא לא עשתה כן היא צריכה לדווח במסגרת הדו”ח השנתי או אף חצי שנתי כפי שאעמוד בהמשך, על הסיבות לעיכוב וכיצד בכוונת המחלקה להתגבר על כך ומה נדרש לה לצורך זה.

הדו”חות כמו גם ההתייחסויות צריכות לכלול ניתוח והערכת מצב של סביבת העבודה בשנה החולפת והערכה או תחזית לגבי סביבת העבודה בשנה העוקבת והשפעות אפשריות שיש להן על העשייה בתחומה של המחלקה. סביבת העבודה נוגעת במצב כלכלי , בשוק הרלבנטי לארגון בו מדובר, ניתוח הסביבה הרגולטורית ומגמות המסתמנות בישראל ובעולם ביחס לתחומי עיסוקו של  הארגון וגם  תובנות הנוגעות לארגונים מתחרים ממידע גלוי וידוע. זיהוי מנופי צמיחה אפשריים וניתוחם וכיו”ב.

כך לדוגמה אם מדובר בחברות הסלולר למשל המחלקות הרלבנטיות צריכות להתייחס לשינויים ברגולצייה, והשלכותיה, לרבות על הכנסות החברה, כניסה של מתחרים חדשים ומתן רשיונות למפעילי סלולר וירטואלים, השקעות נדרשות במעבר או שדרוג  לדורות הבאים של שיטות השידור והנגזרות של הסביבה המשתנה לרבות מתן הערכות המבוססות על עובדות / נתונים.

הדיון בדוח השנתי של כל מחלקה צריך להיעשות בנוכחות מנהלי המחלקות האחרות הרלבנטיות לעשיית אותה מחלקה מדווחת, כאשר בסיום הצגת הדו”ח צריכות להישמע הערות המחלקות האחרות וההשפעות שיש לתובנות המחלקה המציגה על המחלקות המשתתפות בדיון.

סיכום הדיון צריך להציב בפני המחלקה יעדים הנגזרים מהדו”ח שלה בהתאמה להערות שאר  המנהלים משתתפי הדיון.

לאחר סיום סבב הצגת הדו”חות של כלל מנהלי המחלקות, הארגון צריך להוציא תובנות כוללות לגבי יעדי שנת העבודה הבאה.

את תובנות הארגון צריך לתרגם למסגרת תקציבית, ולבחון את התאמת המסגרת הנדרשת ליכולות הכספיות של הארגון, לרבות תזרים מזומנים, אשראי נדרש וכיו”ב.

לעיתים תרגום התובנות ליכולות הכספיות יכול להביא לדרישות לקיצוץ בכוח אדם של החברה, או היכולת לעמוד בדרישה לגיוס כוח אדם על מנת לעמוד ביעדים. או יכולות וצורך בניוד של כוח אדם ממחלקה למחלקה.

בהתאם כל מנהל מחלקה צריך לגזור לעצמו את תוכנית העבודה שלו על מנת לעמוד ביעדי המחלקה בנתוני התקציב העומדים לרשותו.

לקראת מחצית שנת העבודה צריך כל מנהל לבחון את תוכנית העבודה שלו והעמידה ביעדים שהציב לעצמו בתחילת השנה.

פערים הנוצרים לקראת אמצע השנה מחייבים ליבון ודיון , על מנת לברר מחדש את הסיבות לפערים. ועדכון התחזיות , לרבות תזרים מזומנים הנגזר מהעמידה בלוחות הזמנים.

מעבר לעמידה במטרות יש בדיונים הנוגעים למעגל התכנון השנתי אלמנטים של בחינת קונספציות שימורן או שינוין או התאמתן לסביבת העבודה .

ושוב בחודש האחרון לפני סיום שנת העבודה צריכה כל מחלקה להתחיל לגבש לעצמה את הדו”ח השנתי שלה לצורך הדיון המחודש והתחלת מחזור חדש של התיכנון השנתי .

אני מבקש להדגיש כי:

• ·         דיון שנתי יכול להיערך גם במסגרות קטנות ממחלקה ובאופן שכל יחידת משנה תגיש לראש המחלקה מעין דוח שנתי פנימי שבסופו של דבר ישולב בדוח המחלקתי ויהווה חלק אינטגרלי שלו יחד עם דוחות יחידות המשנה המחלקתיות האחרות.
• ·         המתכונת המתאימה לדיון בדו”ח ואחר כך נגזרותיו צריכה להיות בהתאמה לדרישות הארגון הרלבנטי, אך בדיון של כל מחלקה מומלץ לשתף את עובדי המחלקה לפחות כצופים ובמידת הצורך לאפשר להם להשמיע הערות הנוגעות לדו”ח השנתי.

אחד הנושאים החשובים בסיום שנה קלנדרית , הוא נושא הערכת עובד שנתית.

האדם בארגון נמצא במרכז העשייה , אסור שהדברים יסתכמו בסיסמא מהפה לחוץ בלבד, אלא יש לתת להם תוכן ממשי.

זו התקופה בה צריך לתת משובים לכל עובד ולכל מנהל על ידי הבכירים ממנו  על תפקודו במהלך השנה החולפת על פי שורה של פרמטרים הרלבנטים לתפקידו , כאשר הפרמטרים צריכים להיות משותפים לו ולעובדים/ מנהלים  אחרים במעמדו.

המשובים צריכים לכלול הערות על התפקוד המקצועי והכללי הרלבנטי לביצועי המחלקה  והשתלבות העובד במסגרת זו כולל הישגים חוזקות וחולשות, צריך להדגיש גם מה מצופה מהעובד בשנה הנכנסת ומה התוכניות לגביו במהלך השנה האמורה ולמה העובד צריך לצפות, לרבות קורסים מקצועיים , אפשרויות קידום או שינוי תפקיד וכן לשמוע את העובד ולמה הוא מצפה במהלך השנה תוך בחינה משותפת של האפשרויות העומדות בפני העובד וצרכי הארגון.